Am 13. September 2022 erging ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichtes, der die Arbeitszeiterfassung für alle Unternehmen verpflichtend macht. Dafür müssen sie ein verlässliches System einrichten und dieses auch wirklich anwenden. Wie das jeweils aussehen soll, hängt von der Größe des Unternehmens ab.
Welche Daten erfasst werden müssen
Arbeitszeiten müssen in der Regel täglich dokumentiert werden. In bestimmten Ausnahmefällen, die zum Beispiel in einem Tarifvertrag vereinbart werden, ist es auch erlaubt, die Arbeitszeiterfassung spätestens nach sieben Tagen durchzuführen. Dabei sind die folgenden Punkte von den Verantwortlichen zu berücksichtigen:
- Beginn der Arbeitszeit
- Ende der Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
Die Aufzeichnungen müssen so genau wie möglich sein. Arbeitszeiten dürfen also nicht einfach grob geschätzt werden. Darüber hinaus muss ein manipulationssicheres und verlässliches System gewählt werden, sodass die aufgezeichneten Daten auch wirklich belastbar sind. Für die korrekte Arbeitszeiterfassung ist der Arbeitgeber zuständig. Er hat aber die Möglichkeit, diese Aufgabe zu delegieren und sie auf seine Arbeitnehmer zu übertragen.
Elektronische Arbeitszeiterfassung
Für mittelgroße und große Betriebe gilt die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung. Diese lässt sich auf verschiedene Art und Weise und mit ganz verschiedenen Programmen realisieren. Denkbar ist die Zeiterfassung an einem Terminal oder am PC direkt am Arbeitsplatz. Auch mobile Lösungen können umgesetzt werden.
Selbst wenn keine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung vorliegt, können Unternehmen von dieser Variante profitieren. Durch entsprechende Programme lassen sich viele Prozesse beschleunigen. Außerdem kann der Gesamtaufwand reduziert werden, sodass mehr Zeit und Energie für die Kernthemen des Unternehmens bleibt.
Zeiterfassung in Papierform
Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern dürfen die Zeiterfassung weiterhin in Papierform durchführen. Allerdings sollten auch kleine Unternehmen die elektronische Form in Erwägung ziehen. Sie ist zuverlässiger, weniger fehleranfällig und macht es Betrieben deutlich einfacher, den Datenschutzrichtlinien gerecht zu werden.
Hinzu kommt, dass sich Unternehmen weitere Aktenordner gefüllt mit Stundenzetteln sparen können. Bei der elektronischen Variante werden alle Daten einfach digital gespeichert und können bei Bedarf schnell aufgerufen werden.
Allgemeine Vorteile der Arbeitszeiterfassung
Auch wenn die Einführung eines Systems zur Arbeitszeiterfassung für manche Unternehmen zusätzlichen Aufwand bedeutet, bringt es eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. Unter anderem kann es zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen, da sich die Angestellten sicher sein können, dass ihre geleistete Arbeit genau erfasst und entsprechend entlohnt wird. Der Arbeitgeber profitiert hingegen, weil er schnell erkennt, wenn Arbeitnehmer Überstunden anhäufen.
Er kann dann entgegenwirken und verhindern, dass gesetzliche Grenzen überschritten werden oder dass ein Mitarbeiter seine Gesundheit gefährdet, weil er auf Dauer zu viel arbeitet. Nicht zuletzt erleichtert die Arbeitszeiterfassung die Planung der Ressourcen. Eine gute Software schafft einen unkomplizierten Überblick auf die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter und macht es so einfacher, dafür zu sorgen, dass es nicht zu personellen Ausfällen aufgrund von Abwesenheiten kommt.
Verstöße können geahndet werden
Arbeitgeber, die gegen ihre Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten verstoßen, müssen bei Entdeckung mit einem Bußgeld rechnen. Auch Arbeitnehmer können zur Rechenschaft gezogen werden, wenn sie sich nicht an die vom Arbeitgeber beschlossenen Regelungen halten.
Gegebenenfalls können arbeitsrechtliche Schritte eingeleitet werden. Angemessen wäre eine Abmahnung. Bei wiederholtem Fehlverhalten kann sogar eine Kündigung folgen.
