Die Digitalisierung nimmt großen Einfluss auf viele Geschäftsbereiche, darunter auch auf die Verwaltung von Rechnungen.
Da digitale sowie automatisierte Rechnungsprozesse entsprechende Auswirkungen auf die Effizienz, Genauigkeit sowie die Kosten innerhalb eines Unternehmens haben, sollten sich Unternehmen unbedingt mit dieser Thematik auseinandersetzen.
Warum Unternehmen ihre Rechnungsprozesse digitalisieren sollten
Es ist vor allem deshalb empfehlenswert, dass Unternehmen ihre Rechnungsprozesse digitalisieren, weil das Erstellen, der Versand und der Empfang von Rechnungen aus Papier schlichtweg ineffizient ist.
In der Regel ist für die auf Papier basierende Rechnungsverarbeitung ein größerer Zeitaufwand erforderlich. Zudem besteht eine höhere Fehleranfälligkeit und auch die Kosten fallen höher aus.
Ebendarum sollten Unternehmen ihre unternehmensinternen Rechnungsprozesse entsprechend digitalisieren. Ein weiterer positiver Nebeneffekt der Umstellung von Papier auf digitale Rechnungen besteht darin, dass die Umwelt geschont wird, da der Ressourcenverbrauch niedriger ausfällt.
Höhere Effizienz
Ein großer Vorteil der Digitalisierung von Rechnungsprozessen besteht darin, dass nun elektronische Rechnungen zum Einsatz kommen. Diese erleichtern den Rechnungsaustausch mit anderen Unternehmen erheblich, wodurch eine höhere Effizienz erreicht wird.
Unternehmen können digitale Rechnungen schneller verarbeiten als solche, die händisch erstellt wurden. Zudem lassen sich automatisierte Systeme einsetzen, welche manuelle Aufgaben übernehmen können.
Somit müssen sich nicht mehr einzelne Mitarbeiter um das Sortieren von Rechnungen oder die manuelle Dateneingabe kümmern und können sich wichtigeren Aufgaben widmen.
Hierdurch wird nicht nur die Durchlaufzeit deutlich verringert, sondern auch die Mitarbeitermotivation gesteigert, weil sich die Mitarbeiter mit interessanteren und zielführenderen Tätigkeiten auseinandersetzen können.
Einsparungen von Kosten
Ein weiterer wesentlicher Vorteil von digitalen Rechnungsprozessen ist, dass diese zu großen Kosteneinsparungen für Unternehmen führen können. Das liegt unter anderem daran, dass folgende Kostenblöcke entweder wegfallen oder zumindest erheblich reduziert werden:
- Papierverbrauch
- Druckkosten
- Manuelle Aufgabenbearbeitung
Weiterhin führt die automatisierte Abwicklung der Faktura dazu, dass Fehler reduziert werden, was sich ebenfalls positiv auf die entstehenden Kosten auswirkt.
Die Verbesserung der Rechnungsprozesse kann zu weiteren monetären Einsparungen führen, wenn hierdurch Mahngebühren oder Verspätungsgebühren vermieden werden können.
Genauere Daten
Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen wirkt sich zudem entscheidend auf die Genauigkeit aus. Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass manuelle Prozesse eine im Vergleich zu automatisierten Arbeitsabläufen hohe Fehleranfälligkeit aufweisen.
Dies kann unter anderem doppelte Zahlungen oder falsche Buchungen nach sich ziehen. Wenn Unternehmen auf digitale Technologien setzen, können sie die Genauigkeit in ihren Rechnungsprozessen entsprechend optimieren.
Ermöglicht wird dies dadurch, dass die in Rechnungen enthaltenen Informationen automatisch in das zum Einsatz kommende Buchführungssystem eingefügt werden können. Somit sind menschliche Fehler ausgeschlossen.
Bessere Kostenkontrolle
Digitale Prozesse im Rechnungswesen sorgen dafür, dass die finanzielle Situation des Unternehmens transparenter dargestellt wird, was zu einer besseren Kontrolle führt. Unternehmen können digitale Tools nutzen, die eine Verfolgung des Status von Rechnungen in Echtzeit ermöglichen.
Mithilfe von solchen Tools lassen sich zusätzlich dazu auch Genehmigungsworkflows einrichten. Eine Steuerung des Zugriffs auf sensible finanzielle Daten ist ebenfalls möglich.
Somit verfügen Unternehmen über einige Werkzeuge, um ihre Ausgaben besser zu kontrollieren. Eine bessere Kontrolle sorgt wiederum dafür, dass potenzielle Risiken frühzeitig entdeckt und entsprechende Gegenmaßnahmen ergriffen werden können.
Auswirkungen auf Flexibilität und Skalierbarkeit
Digitale Rechnungsprozesse können sowohl die Agilität als auch die Skalierbarkeit eines Unternehmens positiv beeinflussen. Im Rahmen von Cloud-basierten Lösungen ist es möglich, die Verarbeitung und Verwaltung von Rechnungen von überall auf der Welt aus abzuwickeln, insofern eine zuverlässige Internetverbindung besteht.
In einer globalisierten Geschäftswelt stellt dies einen großen Vorteil dar. Digitale Systeme lassen sich leichter skalieren, da Unternehmen ihre Rechnungsprozesse an das Unternehmenswachstum anpassen können, ohne hierfür in Infrastruktur investieren zu müssen.
Das ist vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen von Vorteil, die hohe Wachstumsraten erzielen. Diese sind darauf angewiesen, dass sie ihre Rechnungen auch bei einem höheren Volumen effizient verwalten können, ohne dass sich dies negativ auf die Genauigkeit der Daten auswirkt.
Erleichterte Zusammenarbeit
Werden Rechnungsprozesse digitalisiert, hat dies entscheidende Auswirkungen auf die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens.
Einzelne Mitarbeiter und Teams können im Rahmen von digitalen Tools effizient zusammenarbeiten, indem Rechnungen gemeinsam bearbeitet werden. Digitale Plattformen ermöglichen einen reibungslosen Austausch von Rechnungen mit Kunden und Lieferanten.
Verbesserungen bei der Zusammenarbeit und der Kommunikation führen dazu, dass es seltener zu Missverständnissen kommt, was sich positiv auf die Effizienz des gesamten Rechnungswesens auswirkt.
